Procesy sprzedaży, które warto zautomatyzować za pomocą CRM już jutro
Pilna ankieta błyskawiczna:
- Czy wykonujesz dużą liczbę zadań biznesowych ręcznie?
- Czy Twoje zadania zajmują dużo czasu?
- Czy chcesz, aby codzienne procesy biznesowe były bardziej efektywne, ustandaryzowane i zrozumiałe dla zespołu?
- Czy chciałbyś ułatwić życie swoim pracownikom?
Jeśli odpowiedziałeś „tak” na przynajmniej jedno z tych pytań... Mamy dla Ciebie aż dwie dobre wiadomości:
- Jest to całkowicie możliwe.
- Pokażemy Ci, jak to zrobić.
Bohaterem dzisiejszej historii jest automatyzacja procesów biznesowych. Tak, przyszłość już nadeszła: co najmniej 33% współczesnych procesów (w tym procesy sprzedażowe, marketingowe oraz obsługi i wsparcia klienta) można powierzyć specjalnemu oprogramowaniu.
Jakie korzyści niesie za sobą wykorzystanie osiągnięć postępu technologicznego w biznesie, które procesy warto i można zautomatyzować oraz jakie narzędzia mogą w tym pomóc – o tym wszystkim przeczytasz w naszym wpisie.
Twoi pracownicy powiedzą Ci „dziękuję”, a Twój biznes zacznie rosnąć!
Czym jest automatyzacja procesów sprzedażowych?
Najpierw warto zrozumieć definicję "proces sprzedaży" i jakie działania można do niego zaliczyć.
Proces sprzedaży to uporządkowany zestaw działań i kroków, które firma podejmuje w celu pozyskania klientów, sprzedaży produktów lub usług oraz budowania długoterminowych relacji biznesowych. Każdy etap procesu sprzedaży jest powtarzalny i wymaga określonych działań zarówno ze strony sprzedawcy, jak i klienta.
Zatem automatyzacja procesów biznesowych to wykorzystanie oprogramowania do realizacji powtarzalnych zadań. Z kolei automatyzacja procesów sprzedażowych oznacza automatyzację działań, w które zaangażowany jest dział sprzedaży.
Lista procesów, które można zautomatyzować, stale się powiększa…
- Generowanie leadów (potencjalnych klientów)
- Wprowadzanie danych o transakcji lub kliencie
- Przydzielanie potencjalnych klientów do menedżerów
- Pierwszy kontakt
- Przesuwanie transakcji w lejku sprzedażowym
- Powiadomienia o ważnych zmianach w transakcji
- Tworzenie zadań dla menedżerów
- Konfiguracja i wysyłanie sekwencji e-maili, itp.
Wszystkie wymienione procesy – a nawet więcej – można zautomatyzować za pomocą NetHunt CRM.
Zalety automatyzacji sprzedaży
Nie jest tajemnicą, że automatyzacja nie należy do najłatwiejszych zadań. Pracownicy mogą podchodzić sceptycznie do nowych programów i opóźniać ich wdrożenie. Niemniej jednak, coraz więcej firm koncentruje się na automatyzacji swoich procesów biznesowych, ponieważ automatyzacja biznesu niesie ze sobą szereg korzyści.
1. Standaryzacja procesów
W miarę rozwoju firmy naturalnie rośnie liczba leadów i klientów, a tym samym liczba zadań i procesów, oraz osób zaangażowanych w te procesy. W wyniku tego może pojawić się zamieszanie i nieporozumienia w zespole, gdy te same procesy wykonują różne osoby lub, przeciwnie, gdy pewne procesy są pomijane w łańcuchu.
Jednak nie ma potrzeby panikować. Możesz łatwo uniknąć takiego scenariusza, automatyzując najbardziej powtarzalne procesy w działach sprzedaży. Procesy staną się nie tylko bardziej zrozumiałe dla Twojego zespołu, ale także zstandaryzują doświadczenie klientów — lead będzie podążał tą samą drogą do zakupu. Będziesz mógł analizować tę ścieżkę, wyodrębnić kluczowe trendy i poprawić ją, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Korzyści ze standaryzacji procesów sprzedaży:
- Menedżerowie sprzedaży dokładnie wiedzą, co należy zrobić w przypadku każdego potencjalnego klienta.
- Nowi pracownicy szybko włączają się do procesu.
- Masz lepsze zrozumienie obszarów do poprawy w procesie sprzedaży.
- Możesz dokładniej prognozować dochody.
2. Więcej wolnego czasu dla pracowników
Jeśli przed wdrożeniem automatyzacji pracownicy musieli ręcznie wykonywać każdy krok, teraz system zajmuje się całą administracyjną pracą. W ten sposób pracownicy zyskają więcej czasu na wykonywanie bardziej wartościowych zadań, takich jak badanie preferencji klientów, analiza rynku czy budowanie silnych relacji z klientami.
3. Wyższa produktywność i efektywność
Jeśli pracownicy zyskają więcej wolnego czasu (jak wyjaśniono powyżej), ich produktywność wzrośnie. Będą mogli skupić się na bardziej dochodowych zadaniach, takich jak analiza rynku, doskonalenie oferty czy nawiązywanie głębszych relacji z klientami. Automatyzacja pomaga również zmniejszyć stres pracowników, ponieważ pozwala im spędzać więcej czasu na pozytywnych interakcjach z kolegami czy przy filiżance kawy.
4. Mniejsza liczba błędów i bardziej niezawodna baza danych
Kiedy menedżerowie ręcznie wprowadzają dane do systemu CRM, zawsze występuje ryzyko błędów ludzkich. Automatyzując procesy tworzenia leadów i wprowadzania danych, minimalizujesz ryzyko takich błędów. Dane będą dodawane automatycznie z tych źródeł, z których pozyskujesz leady, co zwiększa niezawodność bazy danych.
Automatyzacja procesów sprzedażowych przynosi więc korzyści zarówno w postaci zwiększonej efektywności, jak i poprawy jakości pracy zespołu.
Jakie procesy sprzedaży można zautomatyzować za pomocą CRM?
System CRM to idealne oprogramowanie do automatyzacji procesów sprzedaży. Korzystanie z tej samej aplikacji do automatyzacji, w której przechowujesz bazę danych swoich klientów, jest wygodniejsze i bardziej niezawodne. W takim przypadku nie musisz łączyć i synchronizować danych z różnych systemów do analizy, co pozwala zaoszczędzić czas.
Poniżej przedstawiamy tylko kilka przykładów procesów, które możesz zautomatyzować już jutro i natychmiast poczuć korzyści.
Proces generowania leadów
Sprzedaż zaczyna się od poszukiwania potencjalnych klientów — osób, które mogą być zainteresowane zakupem Twojego produktu lub usługi. Znalezienie perspektywicznych klientów to tradycyjnie trudne zadanie. Jednak mając specjalne narzędzia, które automatyzują ten proces, staje się to znacznie szybsze i łatwiejsze. Potrzebnych klientów można automatycznie pozyskiwać z różnych źródeł.
- Spersonalizowane zimne e-maile
- Integracja z mediami społecznościowymi, które są zintegrowane z CRM
- Formularze kontaktowe na stronach internetowych
Automatyczne e-maile po rejestracji
Istnieje bezpośrednia zależność między szybkością Twojej reakcji na nowe zapytanie od leada a wskaźnikiem konwersji końcowej: im szybciej wyślesz pierwszy e-mail do klienta po jego rejestracji w produkcie lub wypełnieniu formularza na stronie, tym większa szansa, że klient będzie lojalny wobec Ciebie i ostatecznie zapłaci Ci pieniądze. Szybka reakcja to zawsze pozytywne pierwsze wrażenie.
Niestety, nie zawsze jest możliwe ręczne przetwarzanie napływających leadów i wysyłanie e-maili. Jednak ten proces można zautomatyzować.
Możesz wysyłać automatyczne e-maile potencjalnym klientom, które będą wyglądały na spersonalizowane i budziły zaufanie.
Seria zimnych e-maili do potencjalnych klientów
Zimne e-maile nadal pozostają skutecznym sposobem generowania leadów i budowania bazy potencjalnych klientów. Skuteczność zimnych e-maili zależy od wielu czynników: jak dokładnie wybrałeś swoją grupę docelową, jak dobrze napisany jest Twój e-mail, kiedy wysyłasz wiadomość i tak dalej.
Jednakże jest absolutnie pewne, że follow-upy, czyli powtarzające się e-maile wysyłane po pierwszym zimnym e-mailu, zwiększają liczbę odpowiedzi. Według danych InsideSales, 50% sprzedaży odbywa się po 5 powtarzających się e-mailach.
Pamiętanie, komu, kiedy i który e-mail wysłać jako następny ręcznie, może być dość trudne. Jednak zawsze możesz skonfigurować serię automatycznych e-maili, które będą wysyłane do Twoich leadów w określonych przez Ciebie interwałach czasowych.
Dzięki temu nie musisz pamiętać o ogromnej liczbie e-maili, które musisz wysłać. Skonfiguruj raz ciąg e-maili i poświęć czas na bardziej priorytetowych leadów oraz tych, którzy odpowiedzą na jakikolwiek e-mail.
Oto kilka korzyści, które otrzymasz przy automatyzacji outreachu:
- Wyższy procent odpowiedzi na Twoje e-maile
- Lepsza rozpoznawalność marki i wskaźnik konwersji
- Skrócony cykl sprzedaży
- Rozszerzone możliwości segmentacji na podstawie zachowań potencjalnych klientów
- Możliwość zidentyfikowania wąskich gardeł i ulepszania ścieżki klienta.
Rozdział leadów między menedżerów sprzedaży
W NetHunt CRM dostępnych jest kilka sposobów rozdzielania potencjalnych klientów. Oczywiście, możesz ręcznie przypisać odpowiedzialnego menedżera dla każdego leada, jak uznasz za stosowne. Dodatkowo, NetHunt może automatycznie przydzielać leady do menedżerów na podstawie określonych kryteriów, takich jak branża (np. nieruchomości) lub kraj, z którego pochodzi lead.
Możesz również rozdzielać leady między menedżerów w sposób rotacyjny. Oznacza to, że będą one równomiernie przydzielane wybranym menedżerom bez żadnych preferencji.
Automatyzacja tego procesu przynosi różne korzyści zespołowi sprzedaży:
- Skraca czas komunikacji
- Optymalizuje lej sprzedaży i przypisuje leady odpowiedzialnym menedżerom na podstawie wcześniej ustalonych reguł
- Personalizuje komunikację od samego początku
Zarządzanie lejkiem sprzedaży
Nie ma większego sensu w lejku sprzedaży, jeśli nie zarządzasz nim właściwie lub w odpowiednim czasie. Wraz z rozwojem Twojego biznesu, do lejka trafia coraz więcej potencjalnych klientów, którzy zamieniają się w płacących klientów, liczba pracowników w zespole sprzedaży rośnie, a także rośnie objętość sprzedaży.
Rozwój biznesu to coś pozytywnego, ale po pewnej liczbie nazwisk, liczb i kontraktów może stać się dość trudne zarządzanie nimi. Automatyczne zarządzanie lejkiem minimalizuje ryzyko nieporozumień. Automatyzacja lejka sprzedaży daje również możliwość ustawienia wysyłki serii wiadomości w zależności od tego, na którym etapie lejka sprzedaży znajduje się konkretna transakcja.
Automatyczne zarządzanie lejkiem ratuje również Twoich menedżerów przed podwójnymi kontaktami i utraconymi potencjalnymi klientami z powodu braku czasu i uwagi poświęconej im. Oto kilka przykładów automatyzacji lejka sprzedaży:
- Automatyczne przesunięcie transakcji na następny etap lejka w zależności od zachowań leada.
- Wysłanie automatycznego e-maila, jeśli potencjalny klient nie odpowiada przez określony czas.
- Utworzenie zadania dla menedżera, gdy lead przechodzi na określony etap lejka.
Tworzenie zadań
Twórz zadania dla menedżerów automatycznie i nigdy nie pomijaj niezbędnych kroków w procesie sprzedaży. Na przykład, jeśli lead przechodzi na etap lejka „Prezentacja”, możesz automatycznie stworzyć zadanie dla odpowiedzialnego menedżera, aby przygotował spersonalizowaną prezentację. Lub gdy do lejka trafia lead o wysokim priorytecie, możesz stworzyć zadanie dla menedżera, aby do niego zadzwonił.
Przypomnienie o płatności
Przypomnienie o płatności to jedno z najbardziej niewygodnych, ale jednocześnie najważniejszych zadań, które musisz wykonać jako menedżer sprzedaży. Niezależnie od tego, czy chodzi o pierwszą płatność, czy o istniejącego klienta, który musi odnowić subskrypcję lub umowę.
Istnieje wiele powodów, dla których klient może nie dokonać płatności. Niemniej jednak, to nie ma większego znaczenia, ponieważ Twoje zadanie w tej sytuacji to przede wszystkim zapobiec opóźnieniom w płatności, a po drugie — przypomnieć o zadłużeniu, jeśli termin płatności już minął.
Dzięki automatyzacji proces przypomnienia o płatności staje się trochę łatwiejszy. Oto przykład ustawionego automatycznego ciągu e-maili przypominających o płatności, który uruchamia się na tydzień przed terminem płatności:
- E-mail 1: 7 dni przed terminem — przypomnienie o nadchodzącej płatności.
- E-mail 2: 3 dni przed terminem — kolejne przypomnienie.
- E-mail 3: Po upływie terminu — przypomnienie o nieuregulowanej płatności z prośbą o natychmiastowe uregulowanie.
Takie przypomnienia są wysyłane automatycznie, co oszczędza czas i pozwala uniknąć konieczności ręcznego nadzorowania procesu płatności.
Chcesz zautomatyzować którykolwiek z procesów opisanych w artykule? Możesz to zrobić skutecznie z NetHunt CRM. Zapisz się na 14-dniowy darmowy okres próbny i ułatw życie swojemu zespołowi sprzedaży.
Podsumowanie
Automatyzacja procesów sprzedaży to kluczowy krok w rozwoju biznesu, który pozwala zaoszczędzić czas, zwiększyć efektywność oraz zredukować błędy ludzkie. Dzięki nowoczesnym narzędziom, takim jak CRM, firmy mogą automatyzować wiele działań związanych z pozyskiwaniem i obsługą klientów. Od generowania leadów, przez personalizowane przypomnienia o płatnościach, po zarządzanie wronką sprzedaży i rozdzielanie leadów – automatyzacja poprawia jakość pracy zespołów sprzedażowych i pozwala skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.
NetHunt CRM to narzędzie, które umożliwia efektywne automatyzowanie tych procesów, co przekłada się na lepsze wyniki sprzedaży, szybsze reakcje na potrzeby klientów oraz łatwiejsze zarządzanie relacjami z nimi. Jeśli chcesz poprawić wydajność swojego zespołu sprzedaży, warto spróbować 14-dniowej wersji próbnej NetHunt CRM i przekonać się o zaletach automatyzacji.